Raahen museon tietosuojakäytäntö

Raahen museo noudattaa 25.5.2018 voimaan tulleen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) sisältämiä henkilötietojen suojaamista koskevia sääntöjä. 

Rekisterinpitäjä

Raahen museo

Rantakatu 36, 92100 Raahe

museo [at] raahe.fi (museo[at]raahe[dot]fi)

Rekisterin yhteyshenkilö

Miska Eilola, miska.eilola [at] raahe.fi (miska[dot]eilola[at]raahe[dot]fi), puh. 040 830 3016

Tietosuojavastaava

Anita Rättyä, tietosuoja [at] jict.fi (tietosuoja[at]jict[dot]fi), puh. 040 646 0213

Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä Raahen museossa?

Rekisterinpitäjä Raahen museo vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Henkilötietoja käsittelevät museosihteerit Anna Latomaa ja Satu Kiviniitty, museonjohtaja Eija Turunen sekä kokoelma-amanuenssi Miska Eilola. Ensisijainen yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on Miska Eilola. Tietosuojavastaavana toimii Anita Rättyä JokiICT:ltä.

Käsittelemämme ja keräämämme tiedot

Tallennamme meille lomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse ilmoittamasi henkilötiedot voidaksemme tarjota mahdollisimman hyvää palvelua. Raahen museo kerää ja tallentaa seuraavia henkilötietoja: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi kokoelman kartuttamiseen liittyen keräämme valokuvia, josta henkilö on tunnistettavissa sekä tallennamme lahjoitetun esineen, arkistoaineiston tai valokuvan (eli objektin) alkuperää, valmistajaa, omistajuutta ja historiaa koskevia tietoja (nk. provenienssi). Henkilöstöhallinnon rekisteriin sekä taloushallinnon rekisteriin (laskutustapauksissa) tallennamme myös henkilötunnuksen.



Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus. Sopimus tehdään, kun lahjoitat objekteja museoon, käytät palveluitamme laskutuksen kautta, annat tuotteita myyntiin museokauppaamme tai teet aineistotilauksen museon kokoelmista. Teemme sen voidaksemme:

• tallentaa aineellisen ja aineettoman kulttuuriperinnön säilymisen kannalta olennaista tietoa

• toimittaa tilauksesi

• tehdä tila-, tai opastus- tai muun palveluvarauksen

• antaa tutkittavaksesi tai käyttöösi museon aineistoja

• laskuttaa palveluistamme

• täyttää esimerkiksi kirjanpitolain ja kuluttajansuojalain edellyttämät vaatimukset

Profilointi

Emme tee profilointia henkilötietojen perusteella. 

Suoramarkkinointi

Raahen museo ei käsittele henkilötietojasi markkinointitarkoituksessa. Tietojasi käytetään mahdollisiin asiakastutkimuksiin sekä tilastointiin. Tietoja käytetään postitoimitusten sekä sähköposti- ja tekstiviestien lähettämiseen sinulle, kunnes mahdollisesti peruutat hyväksyntäsi. Voit milloin tahansa ottaa yhteyttä henkilökuntaamme tässä asiassa. 

Jakaminen sosiaalisissa verkostoissa

Emme jaa tietojasi sosiaalisissa verkostoissa.

Ketkä saavat henkilötietosi käyttöönsä?

Luovutamme henkilötietojasi ainoastaan toimijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme. Tällaisia toimijoita ovat Raahen kaupunkikonsernin taloushallinto laskutusasioissa sekä tekninen tuki.

Käytettävät suojaustoimet ja tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojärjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Manuaalisia arkistoja säilytetään asianmukaisesti suojattuna.

 

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan kotimaassa.

Kuinka kauan tallennamme henkilötietojasi?

Tietojen säilytys ja hävittäminen toteutetaan Raahen kaupungin tiedonohjaussuunnitelman sekä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Emme käsittele henkilötietojasi kauempaa kuin mitä sovellettavan lain, asetuksen, museoalalla vallitsevan käytännön tai viranomaispäätöksen mukaan on sallittua. Henkilötiedot tallennetaan ja niitä käsitellään manuaalisissa arkistoissa sekä Raahen kaupungin IT-järjestelmässä.

Mistä saamme henkilötietosi?

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään eli yksityishenkilöiden, yrittäjien, yhteisöjen ja viranomaisten toimittamista paperisista ja sähköisistä asiakirjoista sekä organisaation sisällä syntyvistä asioista ja asiakirjoista. Henkilötietoja saadaan myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten osoite- ja numeropalveluista.

Mitä rekistereitä toiminnassamme syntyy?

Kävijärekisteri: Henkilötietojen antaminen vieraskirjaan on vapaaehtoista. Vieraskirjat talletetaan arkistolainsäädännön edellyttämällä tavalla pysyvästi museon omaan arkistoon.

Asiakasrekisteri: Opastus- tai tilavarausta tehdessä henkilötietojen antaminen on sopimuksen edellyttämä vaatimus.

Henkilöstöhallinnon rekisteri: Työsopimusta ja työharjoittelusopimusta tehdessä henkilötietojen antaminen on lakisääteistä ja tietojen antamisesta kieltäytyminen estää työ- tai työharjoittelusuhteen solmimisen.

Kokoelmatietorekisteri: Lahjoitusta tehdessä henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta siitä kieltäytyminen saattaa johtaa siihen, ettei lahjoitusta vastaanoteta museoon. Henkilötietojen antaminen on tarpeen lahjoituksen alkuperätietojen säilymisen vuoksi.

Taloushallinnon rekisteri: Henkilötietojen antaminen on laskutuksessa ja myyntitilien pitämisessä sopimuksen edellyttämä vaatimus.

Yhteystietorekisteri: Tällä tarkoitetaan museon henkilökunnan omaan käyttöönsä tallentamia asiakkaiden/lahjoittajien/yhteistyökumppaneiden yhteystietoja, joita kerätään ja säilytetään, jotta voimme hoitaa työmme. Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista eikä antamatta jättämisestä ole seuraamuksia.

Oikeutesi

Voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsittelemme ja pyytää meitä tarvittaessa korjaamaan henkilötietojasi. Joissain tapauksissa, esimerkiksi jos sinulla on huomauttamista käsittelystämme tai jos tietojesi käsitteleminen ei ole mielestäsi tarpeellista kyseisessä käyttötarkoituksessa, voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, rajoittamaan niitä tai esittää vastalauseen käsittelyllemme. Sinulla on myös joissakin tapauksissa oikeus saada meille ilmoittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytettävässä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään.

Kaikki oikeuksiisi liittyvä viestintä ja Raahen museon sen pohjalta tekemät toimenpiteet hoidetaan maksutta. Jos pyyntö on ilmeisen perustelematon tai kohtuuton, Raahen museo pidättää oikeuden veloittaa kohtuullisen maksun, joka kattaa tietojen käsittelystä tai pyydetystä toimenpiteestä johtuvat hallinnolliset kustannukset. Vaihtoehtoisesti voimme kieltäytyä noudattamasta pyyntöä.

Jos sinulla on henkilötietojesi käsittelyä koskevia valituksia, voit esittää valituksesi tietosuojavastaavalle, tietosuojavaltuutetulle tai muulle asiaankuuluvalle valvontaviranomaiselle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä.